Rédiger pour 80 personnes est autre chose que d’écrire pour quelques collègues !
C’est ce que se dit Valérie devant son ordinateur. Elle vient d’être nommée responsable de l’établissement ou centre médico-social où elle travaille depuis plusieurs années.
Sa directrice l’a choisie parce qu’elle est une femme dynamique et pleine d’empathie, qui a un bon contact avec ses collègues et un fort engagement dans ses missions.
Valérie se sent reconnaissante d’occuper ce poste qui lui permet de s’épanouir encore plus dans son métier et d’utiliser à fond son potentiel.
Seulement voilà, elle doit rédiger des textes pour ses équipes ou pour l’extérieur, et ce n’est pas quelque chose dont elle a l’habitude.
Sa position de responsable d’établissement donne un tout autre impact à ses écrits. On la lit maintenant de façon très différente.
Valérie se pose mille questions et cherche des solutions. Elle reprend quelques anciens messages rédigés par sa prédécesseure. Mais elle ne se sent pas plus à l’aise avec ces textes. Que doit-elle modifier ? Quelles sont les parties à jeter ?
Valérie se rend compte qu’elle a de la difficulté à synthétiser et que la rigueur dans l’écriture n’est pas son fort. En effet, comment être rigoureuse quand on ne sait pas exactement dans quelle direction aller ?
Sa directrice lui rappelle régulièrement qu’elle a du pouvoir et que chacun de ses écrits doit être pesé. La pression sur Valérie s’accroît.
Elle comprend que ses messages doivent être clairs, constructifs et motivants. Elle comprend que c’est hyper important. Mais elle ne sait pas comment faire, car elle ne l’a jamais appris.
C’est là que Valérie m’est envoyée pour que je l’aide dans sa tâche.
Pourquoi moi ? Parce que je suis formatrice en communication écrite avec une longue expérience dans le soutien aux entreprises et aux administrations publiques. Mon bonheur est d’aider chaque personne à rédiger plus vite, plus confortablement et avec plus d’impact.
J’ai créé en 2004 mon entreprise Alchimie du Verbe. À mes clientes et clients, je propose des méthodes pointues et des exercices ciblés qui leur permettent d’améliorer leur rédaction, quel que soit le type de textes qu’ils rédigent.
Valérie m’explique son parcours et ses difficultés. Je lui montre comment elle peut mettre en valeur les enjeux de ses communications et rédiger d’une manière qui reflète son leadership.
La première astuce qui a aidé Valérie.
Tout d’abord je lui explique l’importance d’entraîner l’adhésion et l’engagement de ses destinataires. Dès la première phrase, elle doit utiliser les mots pour rassembler ses équipes ou ses clients autour d’un objectif commun.
La première astuce que je lui ai donnée est de commencer systématiquement ses messages en rappelant à ses destinataires la finalité de ce qui est discuté.
Elle doit chaque fois rappeler pourquoi tel projet en discussion a été mis en route. Resituer la finalité des actions à mener.
C’est le leadership rédactionnel.
Elle doit réconforter ses interlocuteurs en leur rappelant les bénéfices attendus par les mesures qui ont été prises. Elle doit répéter à ses destinataires les objectifs et les valeurs que l’établissement s’est fixés.
C’est comme cela qu’elle pourra influencer la motivation et l’engagement de ses personnels et partenaires.
Des questions et des solutions.
Valérie doit parfois faire face à un mécontentement, interne ou externe, et rédiger le message qui va apaiser la personne concernée. Cette tâche est délicate.
Je montre à Valérie comment répondre avec diplomatie et assertivité à une personne qui se plaint, que celle-ci ait tort ou raison.
Valérie se pose aussi des questions sur le choix des formules d’appel et de salutations. Je l’aide à s’orienter parmi ces formules qui ne cessent d’évoluer, en reflet des changements sociaux et technologiques que nous vivons.
J’ai encore montré à Valérie comment valoriser les enjeux émotionnels dans ses messages. La dimension humaine est un élément important pour les personnes qui s’engagent dans les métiers médico-sociaux. Il ne faut pas hésiter à exprimer par écrit sa joie, sa reconnaissance ou sa fierté vis-à-vis de ce que les équipes ont réalisé. Et parfois il faut oser dire que les choses sont difficiles ou ne se sont pas passées comme on l’aurait souhaité.
À la fin de notre formation, Valérie a le sourire.
Elle a enfin des outils concrets pour soigner sa communication avec l’extérieur et donner une image positive à ses équipes, même dans les messages critiques.
Elle a trouvé une posture et des repères pour rédiger. Elle sait comment faire preuve de professionnalisme dans ses messages écrits tout en utilisant sa sensibilité.
Si vous vous posez aussi des questions de rédaction, contactez-moi ! Je peux vous aider !